Im ersten Schritt müssen Organisationen die in der Selbstverpflichtungserklärung (SVE) geforderten aktuellen und vollständigen Informationen auf einer zentralen Unterseite (“ITZ-Transparenzseite”) ihrer Webpräsenz zusammenfassen bzw. von dort aus auf die jeweiligen Informationen und Dokumente verlinken. Am Anfang oder Ende der Transparenzangaben muss das Datum der letzten Aktualisierung eurer ITZ-Transparenzseite hinterlegt werden. Zum Beispiel: "Stand: 23. Juni 2026" oder "Letzte Aktualisierung: 23.06.2026". Es müssen Angaben zu jedem der zehn Punkte gemacht werden. Die ITZ-Transparenzseite muss sich logisch und einfach über die Menüstruktur der Website finden lassen und entweder direkt von der Hauptseite oder von der ersten Ebene darunter aufrufbar sein. Wie diese Zusammenstellung beispielhaft für Transparency Deutschland aussieht, können Sie hier erfahren. Hinweise zur praktischen Umsetzung der Internetseite entnehmen Sie bitte dem Leitfaden.

Vor die Angaben zu den zehn Transparenzinformationen sollte außerdem ein kurzer Einführungstext gestellt werden. Bitte nutzen Sie folgenden Einführungstext als antragsstellende Organisation:

„Transparenz ist uns wichtig. Deshalb möchten wir uns der Selbstverpflichtungserklärung der Initiative Transparente Zivilgesellschaft (ITZ) anschließen und haben die Aufnahme in die ITZ-Unterzeichnerliste beantragt. Wir verpflichten uns, die folgenden zehn Informationen der Öffentlichkeit zur Verfügung zu stellen und aktuell zu halten.“

Nach Erstellung eurer eigenen ITZ-Transparenzseite könnt ihr über das digitale Anmeldeformular auf der ITZ-Website die Aufnahme als Unterzeichnerorganisation beantragen. Im Anmeldeformular müsst ihr verschiedene Organisationsdaten (u.a. Link zu eurer ITZ-Transparenzseite, jährliche Gesamteinnahmen) angeben, eure Jahresrechnung oder Jahresabschluss aus dem vorletzten Geschäftsjahr für die Ermittlung der Entgeltstufe hochladen und eine bevorzugte Zahlungsart (Lastschrift oder Rechnung) auswählen. Außerdem müsst ihr allen relevanten ITZ-Dokumenten (Selbstverpflichtungserklärung, Teilnahmevereinbarung, AGB und Datenschutzerklärung zustimmen. Nach dem Absenden des Anmeldeformulars erhaltet ihr eine automatische Bestätigungsmail mit den wichtigsten Angaben zu eurem Antrag.

Nach Erhalt eures Antrags wird eure ITZ-Transparenzseite auf Vollständigkeit und Aktualität gemäß der Selbstverpflichtungserklärung und Vorgaben des ITZ-Leitfadens durch die Mitarbeitenden unseres ITZ-Prüfteams geprüft. Je nach Antragsaufkommen, kann die erste Überprüfung einige Wochen in Anspruch nehmen. Insgesamt beträgt die Bearbeitungszeit aktuell durchschnittlich 2-3 Monate. 

Entsprechen einzelne Angaben auf eurer Transparenzseite noch nicht den Anforderungen der Selbstverpflichtungserklärung und des ITZ-Leitfadens, werdet ihr von der/dem bearbeitenden Prüfer:in gebeten, diese innerhalb einer angemessenen Frist zu überarbeiten. Je vollständiger die Angaben auf eurer ITZ-Transparenzseite sind, desto reibungsloser und schneller verläuft die Prüfung und Aufnahme in die Unterzeichnerliste. 

Sollten wir nach mehrmaligen Erinnerungen keine Rückmeldung von euch erhalten oder notwendige Anpassungen für die Erfüllung der 10 ITZ-Transparenzkriterien nicht vorgenommen werden, können wir euch nicht in die Unterzeichnerliste aufnehmen. In diesem Fall erhaltet einen Ablehnungsbescheid von uns und könnt frühestens ein Jahr später wieder einen Antrag stellen. 

Wenn eure 10 Transparenzinformationen vollständig und aktuell sind, kann euer Aufnahmeantrag abgeschlossen werden. Wir schicken euch dann eine Bestätigung der Teilnahmevereinbarung, einen Link zum Herunterladen des ITZ-Logos und nehmen euch in die Liste der Unterzeichnerorganisationen auf. Nach dieser expliziten Freigabe durch das ITZ-Team, dürft ihr euch als ITZ-Unterzeichnerorganisation bezeichnen und das ITZ-Logo nutzen. 

Als Neuunterzeichner:innen erhaltet ihr nach unserer Bestätigung der Teilnahmevereinbarung und eurer Aufnahme als Unterzeichnerorganisation in den darauffolgenden Tagen die Rechnung bzw. die Ankündigung des Lastschrifteinzugs für das erste Teilnahmejahr. 

Als ITZ-Unterzeichnerorganisation seid ihr grundsätzlich selbst dafür verantwortlich, eure Informationen stets vollständig und aktuell zu halten. Wir werden euch daher mindestens einmal jährlich per E-Mail zur eigenständigen Überprüfung und Aktualisierung eurer ITZ-Transparenzseite auffordern und behalten uns vor von euch eine Bestätigung über die Durchführung der Aktualisierung binnen einer angemessenen Frist anzufordern. 

Wenn wir feststellen, dass eure ITZ-Transparenzseite veraltet oder unvollständig ist, werden wir euch direkt kontaktieren und um eine Aktualisierung innerhalb von zwei Wochen bitten. Sollte eure Organisation einer wiederholten Aufforderung zur Aktualisierung nicht oder nicht vollständig nachkommen, kann dies den Ausschluss aus der Initiative Transparente Zivilgesellschaft zur Folge haben. 

Im Zuge der aktuellen Umstrukturierung der ITZ führen wir zusätzlich ein systematisches Monitoring zur verbesserten Qualitätssicherung der ITZ-Selbstverpflichtungserklärung ein: Nach der Erstprüfung findet alle 3 bis 5 Jahre eine reguläre erneute Prüfung der ITZ-Transparenzseite der Unterzeichnerorganisationen statt. Die ITZ-Transparenzseiten von Unterzeichnerorganisation bei denen die letzte Prüfung länger als 5 Jahre zurückliegt, werden wir innerhalb von zwei Jahren nach Abschluss der neuen Teilnahmevereinbarung erneut überprüfen. 

Weiterhin werden wir zusätzlich anlassbezogene und stichprobenartige Prüfungen der ITZ-Transparenzseiten durchführen. Dabei gehen wir auch Hinweisen auf veraltete oder unvollständige Informationen seitens der Öffentlichkeit nach. Wenn Dritten eine mögliche Nichteinhaltung der Transparenzkriterien auffällt, bitten wir darum, zunächst die betreffende Organisation direkt zu kontaktieren und auf die veralteten oder fehlenden Angaben hinzuweisen. Erst wenn die Organisation auf diese Rückmeldung nicht reagiert oder die Informationen nicht aktualisiert, sollte die ITZ per E-Mail an itz@transparency.de informiert werden.